¿Qué hace un especialista en gestión de eventos?

La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de eventos al desarrollo y la organización de eventos a gran o pequeña escala como conferencias, reuniones, ceremonias, matrimonios, bodas, fiestas o conferencias. En ese sentido, una agencia de eventos se encarga de la planificación, organización, producción, gestión y/o entretenimiento de un evento. Estos eventos suelen ser de importancia social o empresarial y requieren una cuidadosa preparación antes de su celebración. La gestión de eventos es uno de los aspectos más cruciales de la comercialización y venta de un producto o servicio. Por lo tanto, desempeña un papel importante tanto en los eventos pequeños como en los de gran envergadura.

Un buen plan de gestión de eventos debe incluir un presupuesto detallado; una fecha prevista para el evento; el número de personas que se espera; el lugar o lugares donde se celebrará el evento; el lugar o lugares de celebración y los servicios requeridos por los organizadores. También debe incluir una lista de personas que puedan gestionar el evento y cuánto cobrarán por ello. Los gestores de eventos también participan en la preparación de los itinerarios, las listas de invitados, los arreglos de alojamiento, los contratos de alquiler, la planificación de medios, el catering, el entretenimiento y los detalles de pago. También pueden encargarse de otras tareas, como la planificación logística, la gestión de proveedores, las compras y la gestión de inventarios.

Gestores de eventos

Los gestores de eventos suelen pertenecer a una asociación profesional o grupo comercial. Estas asociaciones han desarrollado formatos estandarizados para la documentación de los planes de eventos y documentos relacionados. Algunas de estas asociaciones son la American Society of Project Managers (ASMP), el Project Management Institute (PMI), la Association of Project Management Professionals (APMP) y la Association of Venue Managers and Consultants (AVMC). Las personas que deseen hacer carrera en la gestión de eventos pueden obtener una variedad de títulos y certificaciones universitarias de estas instituciones.

Los interesados en trabajar en la gestión de eventos disponen de varias opciones profesionales. Entre ellas se encuentran la de planificador de eventos en toda regla, la de coordinador, la de director de relaciones públicas, la de planificador de eventos en hoteles, la de representante del sector de la hostelería y otras. La mayoría de los gestores de eventos trabajan en uno de los dos niveles: nivel ejecutivo y planificador/facilitador de eventos. Un puesto de nivel ejecutivo puede implicar la gestión de una serie de tareas además de la planificación y producción de un evento. Un director de instalaciones, por ejemplo, supervisaría todas las facetas de las operaciones de gestión de eventos del hotel.

Coordinador

Un puesto de coordinador implica la gestión de múltiples proyectos que reúnen la hostelería, el marketing, el apoyo técnico y las finanzas. Son algunos de los puestos más desafiantes y gratificantes de todo el sector de la hostelería. La capacidad de coordinar múltiples tareas que abarcan varios departamentos en un momento dado es imprescindible. Además, los planificadores de eventos son responsables de garantizar que se cumplan todos los plazos y que se respeten los costes y los calendarios, a la vez que prestan asistencia a otras partes, como hoteles y agencias de turismo, para que cumplan sus objetivos y les ayuden a alcanzarlos. Muchas de estas personas trabajan como consultores para diferentes clientes, participando en seminarios y talleres, participando en eventos de networking, participando en seminarios sobre temas de hostelería y turismo, etc.

El sector de la planificación y producción de eventos puede ser muy variado. Los puestos de trabajo pueden ir desde trabajar como planificador de eventos para un solo hotel o centro turístico hasta trabajar para una gran agencia nacional o internacional. Los puestos pueden incluir el de director de producción, planificador de eventos, planificador/productor de espectáculos, coordinador de horas de crédito/reserva, coordinador/programador de eventos, etc. Los puestos de trabajo en esta industria requieren una combinación de habilidades y conocimientos en los campos de la gestión de eventos especiales, la gestión de la hostelería, el marketing, las finanzas, la ciencia y otros campos relacionados. La formación en estas áreas es necesaria pero no suficiente para estos trabajos.