Introducción: ¿Qué es una Sala de Datos Virtual?

Una Sala de Datos Virtual (VDR), también conocida como Sala de Operaciones Empresariales, es un espacio seguro en línea para almacenar y distribuir documentos confidenciales. VDR se utiliza a menudo para revisar, compartir y divulgar documentos de la empresa durante el proceso de diligencia debida antes de una fusión o adquisición. Las salas de datos virtuales (VDR) proporcionan una forma segura de almacenar documentos a los que deben acceder varias personas al mismo tiempo. VDR se utiliza a menudo cuando las empresas se fusionan o trabajan juntas en proyectos comerciales importantes u otros procesos conjuntos que requieren acceso a datos comerciales compartidos. Las salas de datos virtuales actuales se consideran más seguras que los documentos físicos porque no hay riesgo de pérdida o daño accidental durante el tránsito. Proveedores de data rooms generalmente desactiva funciones como copiar, imprimir y reenviar.

Comprender la esencia de las modernas salas de datos virtuales

Las salas de datos físicas, que tradicionalmente se han utilizado para la distribución e intercambio de documentos, están siendo reemplazadas cada vez más por salas de datos virtuales:

• Con la globalización de la economía y un mayor enfoque en la reducción de costos, las salas de datos virtuales se han convertido en una alternativa atractiva a las salas de datos físicas;
• Las salas de datos virtuales son populares, de fácil acceso y más seguras;
• A medida que aumentan las preocupaciones y los incidentes de seguridad, los proveedores de VDR crean bases de datos más sofisticadas y sólidas;
• Las salas de datos virtuales se utilizan activamente para ofertas públicas iniciales (IPO), auditorías, asociaciones y otros eventos comerciales clave que requieren colaboración productiva y segura e intercambio de información importante para los procesos comerciales.

¿Cómo se utilizan las salas de datos virtuales?

VDR se utiliza principalmente en fusiones y adquisiciones (M&A). Estas normas actuales le permiten actuar con la debida diligencia al celebrar acuerdos. Las operaciones comerciales modernas implican numerosos documentos, muchos de los cuales contienen información personal y confidencial. VDR proporciona a todas las partes una forma segura y confiable de ver e intercambiar documentos durante la etapa de negociación comercial.

Las empresas suelen colaborar para diseñar y fabricar productos o proporcionar servicios durante la colaboración. Establecer y mantener estas relaciones comerciales requiere la celebración de contratos y la transferencia frecuente de datos confidenciales. La sala de datos virtual es el depósito de estos contratos y proporciona los documentos necesarios que confirman la cooperación empresarial. Por ejemplo, los cambios realizados por un especialista en los planes de negocios son inmediatamente visibles para todas las personas que participan en el proyecto. Las auditorías comerciales, de cumplimiento y contables son una práctica común en todas las empresas. 

Este proceso suele ser problemático porque los empleados deben comunicarse con reguladores externos. Además, muchas empresas tienen oficinas en lugares remotos y en diferentes zonas horarias del mundo. Las salas de datos virtuales proporcionan un punto de acceso único y completamente seguro para abogados, contadores, reguladores internos y externos y otras partes interesadas en el desarrollo empresarial. Proporcionar un sistema centralizado reduce los errores y reduce significativamente el tiempo que lleva procesar datos críticos. También garantiza la transparencia de la comunicación. Dependiendo del tipo de tratamiento, existen diferentes niveles de acceso y permisos.

Sala de datos virtual y IPO

La oferta pública inicial de acciones (IPO) es una operación compleja que requiere una gran cantidad de documentos y su cuidadoso procesamiento. Como ocurre con todas las auditorías, la transparencia es clave. Las empresas deben crear, procesar, almacenar y gestionar grandes volúmenes de documentos. Debido a la funcionalidad de las salas de datos virtuales, la mayoría de los usuarios tienen acceso limitado, como Ver solo. Es posible que esté prohibido copiar, reenviar o imprimir. Las salas de datos virtuales tienen muchas ventajas funcionales innegables; no son adecuadas para su uso activo en no todas las industrias. Por ejemplo, algunos entornos empresariales aún pueden utilizar el intercambio físico de datos para compartir información confidencial.

Servicios integrales que garantizan la facilidad de uso de las capacidades de VDR

Los proveedores de servicios VDR están siempre disponibles y tienen bajos costos de mantenimiento. Además, un proveedor de VDR confiable ofrece una serie de servicios especiales, claves y beneficiosos para los clientes, como una fácil comunicación entre todas las partes interesadas en el desarrollo empresarial. Una sala de datos virtual moderna permite que todas las partes involucradas en la verificación de documentos colaboren productivamente en un archivo específico que se carga en la sala de datos virtual en tiempo real, lo que acelera significativamente el proceso de toma de decisiones comerciales correctas y reflexivas. Los administradores de VDR pueden acceder a informes detallados de todas las actividades y documentos de los usuarios en cualquier momento para tomar medidas preventivas si es necesario. Cuando se utiliza una sala de datos física, la extracción de informes puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y los informes no son tan detallados como los del VDR.