Podríamos decir que para los autónomos la factura es, a la vez, un héroe y un villano. Por una parte, se trata del documento que, en cierta manera, nos garantiza un cobro por el servicio o trabajo realizado. La inestabilidad inherente al ser autónomo hace, por tanto, que se trate de un documento que nos asegura ingresos de algún tipo.

Por otro lado, también puede ser todo un dolor de cabeza. Realizar y generar facturas que estén correctas, con toda la información necesaria y en el formato exigido por la ley ya, de por sí, es un problema. Si además le añadimos el seguimiento que implica, el vencimiento y todos los demás tipos entendemos porque puede ser también algo negativo.

Si eres de los que están dando tus primeros pasos como autónomos y tienes dudas, de los que aún no dominan del todo el mundo de las facturas o de los que creen haberse quedado estancados y quieren ponerse al día, esto es para tí.

Emisión de Facturas En la Era Digital

Es importante conocer los elementos clave y los pasos necesarios para confeccionar una factura correcta y evitar sanciones o impagos. Vamos a pasar por alto las definiciones más básicas sobre qué es una factura y nos dirigiremos hacia su aplicación y últimas novedades.

1. En qué casos se deben hacer facturas

Para los autónomos, emitir facturas es una obligación legal. Siempre que se realice una actividad económica, ya sea la prestación de un servicio, la venta de un producto o cualquier otro tipo de transacción, es necesario emitir una factura.

Están también incluidos los casos en los que se efectúa un pago, ya sea total o parcial, ya que la factura debe reflejar de manera fiel la operación llevada a cabo y las condiciones del contrato. Esto se hace, sobre todo, para garantizar cierta transparencia en las transacciones así como facilitar la gestión fiscal de ambas partes.

Ya sea que trabajemos con una empresa o con clientes particulares, es necesario generar facturas ya que cada operación debe estar respaldada y documentada para fines contables y tributarios.

Del mismo modo, es necesario, y obligatorio según la normativa actual, facturar en transacciones intracomunitarias o internacionales. Si se ofrecen servicios a través de plataformas digitales o se establecen acuerdos a largo plazo, cada prestación o entrega debe estar acompañada de una factura registrada.

Para los autónomos, realizar facturas es una manera de mejorar la credibilidad en sus servicios y aporta una sensación de seriedad y legalidad. A través de las facturas, los autónomos pueden aportar claridad y seguridad para sus clientes, a la vez que consiguen tener un control contable y financiero y cumplir con la normativa vigente. Fuente

1. Quienes tienen que hacer facturas

Una vez que tenemos claro en todos los casos en los que es necesario emitir o realizar facturas, podemos pasar a las personas detrás: los que llevan a cabo el servicio y deben emitirlas.

El deber de emitir las facturas recae fundamentalmente sobre aquellas personas que desarrollan la actividad económica, obviamente, con fines lucrativos. Esto incluye tanto a los autónomos individuales, como a los empresarios. Son ellos quienes deben documentar cada operación con una factura al prestar los servicios.

Como hemos mencionado en el punto anterior, los autónomos que operan en el ámbito internacional o realizan transacciones intracomunitarias, no solo están obligados a emitir facturas, sino que deben estar atentos a que cumplan con las normativas específicas de cada país o región. En algunos casos, que veremos más adelante, es posible que el formato de la factura deba ser específico, como es el caso de la ya conocida factura electrónica.

Si bien al principio hemos hablado de fines lucrativos, esto no es excluyente. Las cooperativas, por ejemplo, u otras asociaciones o entidades que no tengan ánimo de lucro, si realizan actividades económicas que requieren justificar gastos o ingresos, deben emitir facturas igualmente.

1. Qué deben incluir las facturas

Del mismo modo que saber en qué casos es necesaria una factura, es saber qué información o elementos deben incluir para que sea válida. Para cumplir con la normativa fiscal actual y garantizar que las transacciones sean transparentes, debemos asegurarnos que las facturas cuenten con los elementos esenciales requeridos.

Lo primero es que esté numerada. Esto quiere decir que debe tener asignado un número único y correlativo que permita identificar la factura de forma inequívoca, así como la fecha de emisión.

Junto con esto, generalmente en la parte superior aunque no es obligatorio, se deben detallar los datos del emisor: el nombre y/o razón social, domicilio y número de identificación fiscal ?NIF o CIF. Del mismo modo, la factura también debe incluir la información equivalente del receptor de la factura.

Una vez incluido todos los datos, es necesario incluir una descripción precisa de los servicios prestados o bienes entregados, en los que se debe especificar las cantidades, precios unitarios y los descuentos que se hayan aplicado, en caso de que corresponda. 

Por último, debemos asegurarnos que la base imponible, el porcentaje impositivo de IVA aplicable y la cuota tributaria que resulte estén claramente indicados y, junto con ellos, el total a abonar de la factura.

Finalmente, si bien no es obligatorio, es altamente recomendado incluir las condiciones de pago de la factura, el método de abono o los plazos que apliquen. De esta manera, dejando todo por escrito e indicado en la misma factura, nos evitamos posibles confusiones o malentendidos.

1. Herramientas para crear facturas

Afortunadamente, vivimos en una época altamente digitalizada. Existen todo tipo de herramientas creadas para asistirnos en nuestro día a día y la creación de facturas no es una excepción.

Existen varias herramientas en la actualidad que nos pueden ayudar a crear facturas de manera sencilla y, sobre todo, rápida. Una de las opciones más populares son, obviamente, los programas de facturación en la nube que nos permiten emitir, almacenar y gestionar todas nuestras facturas de manera digital.

Estos programas cuentan con interfaces intuitivas, que nos permiten personalizar los documentos y realizar cálculos de impuestos de forma automática, haciendo que podamos estar dentro de la legalidad fiscal a la vez que ahorramos tiempo en la gestión.

Uno de los puntos fuertes es la ubicuidad que aportan estas herramientas. Nos permiten el acceso a nuestra  información desde distintos dispositivos, ya sea tablet, ordenador de escritorio o smartphone, siempre y cuando cuente con acceso a internet. 

Hay otras opciones, más sencillas y económicas, que nos permiten diseñar y crear facturas digitalmente, pero de forma manual. Se trata de hojas de cálculo más básicas que, si bien pueden contar con cierta automatización si se tienen conocimientos avanzados, no ofrecen las mismas facilidades de control y gestión que las herramientas más avanzadas. 

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1. Cambios recientes sobre la facturación

Siempre hay cambios, sobre todo si tenemos en cuenta el gran avance tecnológico que hemos vivido estos últimos años. Sin embargo, en lo que refiere a los autónomos, este último periodo ha sido particularmente movido, ya que con la aplicación de leyes como Crea y Crece, se ha impulsado la modernización de los procesos fiscales.

Uno de los avances más notables ha sido la aplicación y mejora del Suministro Inmediato de Información, que exige reportar todas las facturas de forma electrónica a la Agencia Tributaria en tiempo real. Si bien su implementación ha empezado por las empresas de mayor volúmen, se ha también aplicado a los autónomos en el último tiempo.

Otro gran cambio ha sido la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en lo que respecta a la relación con las administraciones públicas. Esto ha incentivado en gran parte el desarrollo y uso de plataformas digitales especializadas que se encargan de garantizar tanto la veracidad, como la integridad y autenticidad de los documentos presentados.

Estas innovaciones están transformando la relación entre la Agencia Tributaria y los autónomos y están, obviamente, enfocados para que haya una mayor trazabilidad de las operaciones, aumentando la transparencia mediante registros telemáticos de cada transacción. 

Clave para la competitividad y el control empresarial

Como hemos visto, la facturación cumple un rol fundamental en la vida de los autónomos, tanto en la organización como en la gestión, sin importar la actividad económica a la que se dediquen. Sirve para cumplir con los requerimientos legales pero, sobre todo, funciona como herramienta clave para tener un control financiero transparente y formalizado.

Los cambios recientes, impulsados por la digitalización y modernización fiscal, han transformado en pocos años un proceso que llevaba ya años sin grandes cambios. Estos avances obligan a los autónomos a adaptarse y aprovechar las nuevas tecnologías, lo que se puede traducir en un entorno empresarial más ágil pero también más seguro. 

Nos guste o no, el mundo se mueve hacia la digitalización. Ya sea a través de legislaciones o nuevas herramientas, es necesario adaptarse al cambio y mantenerse competitivo en el mercado y tener una carrera que dure durante muchos años.