¿Qué buscar al elegir un proveedor de sala de datos?

Las empresas utilizan cada vez más salas de datos virtuales para almacenar y compartir información sensible y confidencial durante grandes transacciones corporativas, como fusiones, adquisiciones y financiaciones, y para gestionar y gestionar información para respaldar de manera confiable todas las necesidades comerciales diarias, puede encontrar más detalles sobre este proveedor de VDR aquí.

A medida que aumenta el cibercrimen, la seguridad de la información es una máxima prioridad para las organizaciones porque:

• Consideran cuidadosamente cómo proteger la información confidencial contra la fuga de datos, la visualización y descarga no autorizadas y ataques externos maliciosos;
• Las empresas saben que sus activos de datos comerciales actuales brindan el alto nivel de seguridad que necesitan. Ya no necesita correr el riesgo de utilizar sistemas públicos para compartir archivos, almacenar papel o utilizar el correo electrónico para enviar información confidencial a sus socios comerciales;
• Las salas de datos virtuales contribuyen significativamente al crecimiento y desarrollo de las empresas, aumentan la probabilidad de operaciones comerciales exitosas y aumentan la eficiencia de los procesos comerciales. Para cada vez más empresas, las modernas salas de datos virtuales multifuncionales se están convirtiendo en plataformas en línea centrales para muchos procesos comerciales.

Elegir el centro de datos virtual adecuado para satisfacer las necesidades comerciales actuales de su empresa es una decisión muy importante. A continuación se detallan ciertos factores clave que es importante considerar al elegir un proveedor de sala de datos virtual.

Aclare las necesidades de su negocio y sus objetivos actuales

El punto de partida es definir lo que su empresa quiere lograr con la funcionalidad del espacio de datos virtual. Garantizar la seguridad de la información, mejorar el gobierno corporativo, mejorar la comunicación y la interacción con los inversores y otras partes interesadas, optimizar los procesos de gestión de documentos y facilitar transacciones comerciales como fusiones, adquisiciones y rondas de financiación son prioridades clave para cualquier empresa moderna. Una sala de datos virtual lo hace más fácil, pero al aclarar sus necesidades, su empresa puede centrarse en elegir una sala de datos virtual específica que satisfaga todos sus objetivos comerciales actuales.

Identifique las características clave que necesita

Los entornos empresariales deben garantizar cuidadosamente que sus salas de datos virtuales tengan todas las características clave necesarias para lograr el más alto nivel de rendimiento empresarial. Las funciones del espacio de datos incluyen el acceso al protocolo de autorización. El seguimiento del uso, el análisis y la generación de informes son importantes. También se necesitan herramientas que simplifiquen la gestión de documentos. Un proceso de comunicación seguro entre las partes garantiza una funcionalidad VDR confiable. El almacenamiento seguro y el intercambio de información suelen ser una de las principales prioridades de las empresas. Por lo tanto, las salas de datos virtuales modernas deben tener funciones de seguridad integradas, como el cifrado de datos en reposo y en tránsito. Autenticación de dos factores. Registro de auditoría de la actividad del usuario. En las soluciones ofrecidas por el proveedor de VDR también deben estar presentes mecanismos para evitar el acceso no autorizado y el intercambio de información y el cumplimiento de los estándares internacionales aplicables para garantizar la protección contra piratas informáticos, virus y terceros maliciosos.

Experiencia existente como proveedor de VDR en el campo en el que opera su entorno empresarial

Los diferentes sectores empresariales tienen diferentes requisitos para garantizar un nivel de seguridad de los documentos, protección de datos y cumplimiento. Es útil que el proveedor de servicios tenga experiencia en la industria en la que opera su empresa y comprenda los desafíos específicos que enfrenta su empresa, especialmente cuando se manejan datos confidenciales. Es probable que el diseño de una sala de datos virtual se vea influenciado por la experiencia industrial del proveedor. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que los recursos se adapten a sus necesidades específicas. Las empresas reguladas por reguladores como la FCA deberían buscar salas de datos virtuales que garanticen el cumplimiento del proceso. Esto incluye un registro de auditoría y un historial de versiones de todo el contenido enviado a las partes interesadas, así como pruebas de que se ha recibido y leído información importante, como advertencias de riesgos y documentos de políticas.

Datos técnicos del proveedor

La investigación de la empresa también debe tener en cuenta la experiencia y los conocimientos del proveedor en el desarrollo de tecnología. La investigación en esta área debería centrarse en lo que otras empresas están utilizando para una sala de datos virtual y qué otras experiencias tiene un proveedor con una solución segura de gestión de documentos en línea para datos confidenciales.

Facilidad de uso y soporte al cliente disponible

Dado que no todos los usuarios de las salas de datos virtuales modernas tienen conocimientos técnicos, es importante elegir una opción de sala de datos virtual que tenga una interfaz completamente intuitiva y que sea lo más fácil de configurar y usar posible. Los usuarios necesitan formación y soporte. Por eso es importante elegir un proveedor que incluya instalación, configuración, capacitación y soporte continuo como partes clave del paquete de servicios VDR.