¿Qué es el certificado de destrucción de documentos?

Hoy en día, distintos tipos de empresas y organizaciones manejan información que es confidencial. Por eso, la destrucción segura de documentos es indispensable para poder mantener dicha confidencialidad y evitar los riesgos que podría suponer una filtración. Es esta la única forma que las empresas tienen de estar seguras de que su responsabilidad sobre el control de información se cumple correctamente.

En este sentido, la mejor manera de garantizar esto es a través de la recepción de un certificado de destrucción de documentos, emitido por parte de una empresa certificada en esta tarea. Un ejemplo de ello es All Safe Documents, cuyos servicios puedes encontrar en el siguiente enlace: https://allsafedocuments.es/certificado-de-destruccion-de-documentos-que-es-y-para-que-sirve/

¿En qué consiste el certificado de destrucción de documentos?

Siguiendo lo mencionado con anterioridad, podemos definir al certificado de destrucción de documentos como la garantía que una empresa especializada en ello ofrece de que ha realizado la tarea, cumpliendo con la legalidad. Hay que tener en cuenta que los procesos de destrucción segura de materiales confidenciales son auditados anualmente a partir de la norma UNE 15713, siendo esto lo que obliga a empresas como All Safe Documents a emitir los certificados posteriormente a cada servicio.

Así, el certificado aparece como una prueba y justificación de los servicios. Es lo que da a los clientes la garantía de que el trabajo ha sido efectivamente realizado y que, para ello, se ha cumplido con el protocolo de destrucción de documentos confidenciales.

También es importante considerar que las empresas de destrucción de documentos tienen un procedimiento particular que es el que consigue la trazabilidad de la documentación desde el momento en que esta es recogida en las instalaciones de la empresa contratante hasta la llegada a las dependencias en las que se va a efectuar la destrucción en sí misma.

¿Qué elementos deben estar incluidos en el certificado de destrucción de documentos?

Ahora que hemos visto en qué consiste, queremos contarte qué elementos deben aparecer necesariamente en estos documentos de acuerdo al procedimiento legal:

Fecha, hora y lugar de la destrucción

En todo certificado de destrucción de documentos debe aparecer la fecha, la hora y el lugar en que se llevó a cabo la destrucción. Esto es lo que se utiliza como herramienta para reflejar correctamente que el procedimiento ha sido llevado a cabo, cumpliendo con el requerimiento del cliente solicitante.

Método y maquinaria empleados para la destrucción

Para que se realice en el marco legal, la destrucción de datos y documentos debe llevarse a cabo en instalaciones preparadas y adecuadas para ello. Por eso, es importante que la ubicación, el método y la maquinaria empleados en este sentido estén también descritos en el certificado.

Nivel de corte

Finalmente, en todo certificado de destrucción de documentos debe aparecer el tamaño final de la partícula y el nivel de corte en que se ha dejado la documentación. Siempre se debe garantizar una partícula de tamaño que haga imposible recuperar la información contenida en esos documentos. Además, debe ser acorde a los estándares definidos por ley para cada material en particular.